Digitale Vereinsarbeit – wie kann das gehen?

In der aktuellen Zeit spielt digitale Arbeit eine bedeutende Rolle, doch wie kann digitale Vereinsarbeit für Vereine funktionieren? Wir möchten Euch ein paar digitale Tools vorstellen, die wir in den letzten Jahren genutzt haben. Alle hier vorgestellten Tools sind kostenlos nutzbar.

Trello ist ein Organisationstool über das sich gemeinsam Projekte und Veranstaltungen koordinieren lassen. Für jeden Themenbereich kann ein neues Board erstellt werden, auf dem jedes Teammitglied ToDo-Listen anlegen kann. Auf jede ToDo-Liste können Aufgaben und Ideen gepostet werden. Dies muss nicht nur reiner Text sein, sondern umfasst Medien aller Art. Dazu gibt es die Möglichkeit, Fälligkeitsdaten oder Kommentare zu jedem Post hinzuzufügen. Boards können privat und öffentlich geteilt werden. Link zu trello.com

Airtable könnte man als ein intelligentes Tabellenkalkulationsprogram bezeichnen. In Airtable könnt ihr Tabellen erstellen und wie Datenbanken verknüpfen. Natürlich ist dies kein vollständiger Datenbankersatz, aber dieses Tool eignet sich insbesondere für Bestandslisten oder Projektlisten. Es kann im Team gearbeitet werden und es können Formulare erstellt werden, die eine öffentliche Eingabe ermöglichen.  Dazu ist die Bedienung sehr einfach und intuitiv. Link zu airtable.com

Slack ist ein Kommunikationstool für die Kommunikation im Team und mit größeren Gruppen. Auf Slack können Teams und sogenannte Channels erstellt werden. Die Channels sind für bestimmte Projekte und Aktionen gedacht. In diesen können alle möglichen Medien in den Chats gepostet werden, so habt ihr die gesamte Kommunikation z.B. zum Sommerfest in einem Channel und jeder kann seine Ideen beitragen. Link zu slack.com

Der Google Kalender hält Euch alle auf dem aktuellen Terminstand. Im Google Kalender könnt ihr Euren eigenen Vereins- und Vorstandskalender erstellen. Dieses könnt ihr öffentlich oder privat teilen und so kann jeder Nutzer den Kalender in seinen Kalender importieren. So hat er stets alle Termine direkt in seinem persönlichen Kalender und wenn ihr einen neuen Termin z.B. für die Vorstandssitzung eintragt, synchronisiert sich der Kalender und alle haben den Termin im Kalender stehen. Link zu Google Calendar

Die vorgenannten Tools werden von Anbietern außerhalb Europas angeboten. Hier sollten nur datenschutzkonforme Daten eingetragen werden.

Die MagentaCloud für Eure Vereinscloud. Die MagentaCloud der Telekom eignet sich perfekt zur Ablage von Dokumenten und Medien Eures Vereins. Die Daten werden auf europäischen Servern gespeichert und die Verarbeitung erfolgt nach strengen Datenschutzrichtlinien. Die MagentaCloud könnt ihr unter Windows als Ordner auf Eurem Rechner hinzufügen oder als App auf dem Smartphone. Wenn ihr Dokumente mit Vereinsmitgliedern teilen möchtet, könnt ihr einfach einen Link mit Passwort für dieses Dokument erstellen. In der kostenlosen Version könnt ihr bis zu 10 GB speichern. Link zur MagentaCloud

Newsletter spielen heutzutage eine wichtige Rolle in der Vereinskommunikation. Viele Vereinsmitglieder sind nicht regelmäßig auf der Vereinsanlage vor Ort und nur wenige besuchen Eure Vereinswebsite regelmäßig. Aber über eine Emailadresse erreicht ihr den Großteil der Mitglieder schnell und persönlich.
Ihr könnt entweder alle Mitglieder über eine einfache Email erreichen (Achtung: Die Emailadressen sollten aus Datenschutzgründen in BCC eingetragen werden!) oder ihr nutzt ein Newslettertool. Bei den Newslettertools solltet ihr darauf achten, dass es datenschutzkonform abläuft und wie und wo die Emailadressen gespeichert werden. Wir nutzen ein integriertes Newslettertool von Ionos. Dieses ist allerdings nicht kostenlos nutzbar.
Die Newsletter-Emails sollten möglichst knapp gehalten werden. Für weitere Informationen zu bestimmten Themen könnt ihr auf Eure Vereinswebsite verlinken. Der Newsletter soll dem Leser einen schnellen Blick über aktuelle Themen im Verein bieten.

Ihr habt weitere Fragen? Dann schreibt uns gerne an.